Сложилось мнение, что факсовые отправления уже устарели, что никто факсом уже не пользуется. Это далеко не так. Во многих крупных компаниях стоят факсимильные аппараты, которыми персонал активно пользуется для отправки и приема корреспонденции.

При всей своей старомодности факс обладает серьезным преимуществом – факсовое отправление с высокой долей вероятности передадут руководству. Особенно, если руководство — из так называемой старой гвардии, не особо жалующей новые форматы. А вот чтобы факсовые письма принесли максимальный эффект, необходимо учитывать ряд особенностей этого вида связи.

Не стоит отправлять факс размером более страницы формата А4. Дело в том, что при большем размере увеличивается вероятность ошибки при передаче, и в этом случае сообщение дойдет далеко не полностью.

Ориентацию письма лучше делать книжной. Во многих компаниях факсовые сообщения поступают на электронную почту в виде графических файлов. Чтобы прочитать альбомно-ориентированный лист, адресат должен совершить дополнительное действие – изменить ориентацию листа. Вроде бы мелочь, но лучше не усложнять.

Размер шрифта для факсовых отправлений – не менее 11 пунктов. А лучше – еще крупнее. Нежелательно использовать жирный или КРУПНЫЙ текст по всей площади листа. Это почти в три раза увеличивает время прохождения факса. По этой же причине не надо использовать цветной фон и белые буквы на черном фоне.

От большого количества графических элементов (картинок) также следует отказаться. Особенно осторожно следует применять фотографии и картинки сложной цветовой гаммы.

Все привыкли к электронным письмам, в которых можно переслать фото даже очень высокого качества и цветонасыщения, и по привычке используют такие же письма в факсовых презентациях. Факсовое разрешение составляет всего от 196 до 600 dpi. К тому же цветные факсы есть далеко не у всех, чаще всего факсимильные аппараты могут воспроизводить только черные точки. В крайнем случае, если необходимо отправить такую фотографию, ее нужно обработать и привести в битовый формат, например, в программе Adobe Photoshop. Конечно, можно оставить все как есть, но в этом случае качество итогового изображения будет таким же, как на фотографиях с доски «Их разыскивает милиция».

Обратите внимание на фон в сканированных рисунках или изображениях печатей и подписей. Он должен быть чисто белым, по шкале RGB – FFFFFF. Иначе будут сильно заметны так называемые фоновые точки, которые придают неряшливый вид передаваемому документу.

Примените эти нехитрые рекомендации, и ваша факсовая рассылка станет эффективным коммуникационным каналом для развития отношений с клиентами.

Андрей Жирнов, бизнес-консультант
8 (911) 094-46-00